請假是每個人在職場上的權益，但為了讓我們的請假過程更加容易和順利，且不影響到其他同仁的工作，我們仍需要學會如何清楚客氣地陳述請假事由、安排請假期間的工作規劃。

如何用英文說明不同的假別呢？

請假：take leave / take a day off

因為 leave 為不可數名詞，因此我們只能使用 take leave。
而 day 為可數名詞，因此我們可以使用 take a day off 或是 take X days off。

^{Can I take a day off for personal leave tomorrow? 
我明天可以請事假嗎？}

^{Amy needs to take bereavement leave for a week.
Amy 需要請一週的喪假。}

^{Maybe you should ask for sick leave if you’re really uncomfortable.
如果你真的很不舒服，就請個病假吧！}

‍

正式的請假信件該如何撰寫呢？

我們通常會透過 email 來申請事先安排好的假期；透過電話來申請臨時的病假或事假，並在事後補上 email 來保存紀錄。 在一封正式的 email 中，我們需要專業且正式的用字遣詞，和明確且完整的內容，來提出正式的請假規劃。

Step 1. 使用正確的稱呼

稱呼是一封信件中，最先印入眼簾的。因此，我們在撰寫正式信件時，需要避免使用錯誤的稱呼。在送出信件前，我們應該再三確認對方的姓名、稱呼，以及自己與對方的關係。

■  Dear + 名
■  Hi + 名
■  Mr/Ms + 姓

延伸閱讀 ➡️ 【商用英文書信】寫出專業英文Email！從開頭到結尾的5個基本注意事項

‍

Step 2. 開始於友善的問候

儘管我們常說正式信件需要開門見山，內容需要言簡意賅、一語中的，但我們仍然可以利用一句簡單的問候當作開頭，這不僅能向對方表達出善意，也能軟化這封帶有目的性的 email。

^{I hope this email finds you well.
希望您收到此 email 時一切安好。}

^{I hope you had a good weekend.
希望您度過了一個愉快的週末。}

^{I hope you’re having a great day.
希望您今天過得順利。}

‍

Step 3. 說明請假種類與事由 (包含清楚的日期與時間)

這部分將是此封 email 的重點內容，我們需要提出明確的請假類別與時間。

^{I’m writing this email to request medical leave from January 1, 2023 to February 20, 2023.
我將於 2023/1/1 至 2023/2/20 辦理病假請假手續，懇請允予准假。}

^{I'd like to submit my request to take parental leave from March 20, 2023 to March 21, 2024.
我將於 2023/3/20 至 2024/3/21 辦理育嬰假請假手續，懇請允予准假。}

^{I’m writing to request 3 weeks of annual leave, starting next week on November 25, 2023.
我將於 2023/11/25 開始，辦理為期 3 週的年假請假手續，懇請允予准假。} 

TIP.
‍為了保有隱私權，某些國家允許勞工在申請病假時，可以省略說明自己不舒服的地方為何。因此，在請假前記得確認好該國家或公司的規範，以保障自己的權益。

‍

Step 4. 任何重要事由或安排的補充

我們也可以簡單地補充請假的原因與安排，來讓老闆 (主管) 更加清楚地了解我們為何需要此假期的請假需求，以及自己在離開崗位時的計畫，例如：哪位同事將代替我們的例行工作、返回工作崗位後將如何補上進度......等。

^{I've arranged for Patty to take over my key tasks while I’m gone.
我已安排好 Patty 於我請假期間，負責我的主要工作。}

^{During my leave, I would be fully reachable by phone and email to answer any urgent questions or issues.
在我休假期間，若需要我處理任何緊急的情況，可以隨時透過電話或信件與我聯繫。}

^{I believe this training camp will contribute to my professional development, and these new skill sets will in turn benefit the company.
我相信這個培訓營，將對我的職場發展帶來很大的幫助。我所獲得的知識與能力，也將對公司有所貢獻。}

‍

Step 5. 道謝與結尾

^{Thank you so much for your consideration.
謝謝您的考慮。}

^{I sincerely appreciate your consideration of my request.
非常感激您考慮我的請求。}

‍

來參考看看正式請假範例！

<sup>Dear Richard,

I hope this email finds you well.
希望您收到此封 email 時一切安好。

I’m writing to request 4 weeks of PTO, starting on July 13, 2023, in order to attend an advanced training course on coding.
為參加程式寫作的進階培訓課程，我需於 2023/7/13 開始，辦理為期 4 週的有薪假手續。

I feel this course will greatly benefit the company, as it will allow me to automate several tasks in my department, which will save both time and money. 
這堂課能夠教導我如何自動化執行多項任務，進而省下更多的時間與金錢。因此，相信這堂課程也將對公司帶來很大的效益。

I’ve arranged for Peggy to be my deputy and take over my key tasks while I’m gone, and any meetings I have scheduled for this time can be rescheduled.
我已安排好 Peggy 擔任我的職務代理人，並於我請假期間負責我的主要工作。我也將重新規劃安排請假期間的會議期程。

Thank you so much for your consideration, if you need any more information please don’t hesitate to reach out. 
麻煩您了，若您需要更多資訊，請隨時與我聯繫。

Best,
Don Draper</sup>

‍

Boost your Business English.

看完以上的請假步驟與範例，你是否更加了解如何以正式信件來請假呢？把握好英文請假信件的內容與注意事項，並且明確、誠實地說明請假原因與安排，相信老闆或主管都會愉快地准假的！