在職場上，不管是對內的公司內部溝通，或是對外的客戶交涉，通常會採用英文 email，作為較正式的聯繫管道。因此，我們在送出 email 前，應確認我們的信件內容與其溝通態度，是否專業且友善。拿多英文顧問群在為多位學員調整不同的 email 內容後，整理出了 3 項常見的商務英文 email 錯誤。在送出英文 email 前，記得多加檢查，我們是否也犯下了以下的錯誤！
1. 英文片語
在英文 email 中，我們經常會撰寫特定的英文句子或片語，例如「收到您的來信」、「感謝您的通知」等等。然而，有些我們習慣使用的英文用語，常有文法或語意上的錯誤。記得多多注意在選用英文片語時，是否正確。
確認來信：
(X)
Your email was well received.
您的 email 已被收到了。
➡️ well received [ 被認可 ]，容易產生「信件中的意見已被同意」的誤解
(O)
Thanks for your email.
謝謝您的來信。
This is to confirm that I have received your email.
向您確認，已收到您的來信。
表示回覆：
(X)
I will reply you as soon as possible.
我會盡快回覆您。
(O)
I will reply to you as soon as possible.
我會盡快回覆您。
➡️ reply to someone [ 回覆某人 ]
附件、附檔：
(X)
Please find the enclosed quotation for Plan B.
B方案的報價，已夾在信封中。
➡️ enclose 有夾入「實體信封」的意思
As attached, the quotation for Plan B is here.
如同附件，B方案的報價在這。
➡️ As attached 為「非正式」用法，較不禮貌
(O)
I’ve attached a quotation for Plan B.
我已附上了B方案的報價。
Please find a quotation for Plan B attached.
B方案的報價已附上。
➡️ Please find... 有「已附上檔案」的意思
Please see the attached quotation for Plan B.
B方案的報價，請詳閱附件。
➡️ Please see... 有「更多細節，請詳閱附件」的意思
提醒：
(X)
Please be noted that…
請被注意...
➡️ 帶有命令語氣，較不禮貌
(O)
Please note that…
請注意...
表示期待：
(X)
I look forward to talk to you next week.
期待下周與您談話。
(O)
I look forward to talking to you next week.
期待下周與您談話。
➡️ look forward to V-ing [ 期待... ]
2. 結尾問候語&屬名 (sign-off) / 簽名檔 (email signature)
與中文信件不同，我們會在英文 email 的結尾加上問候語 (Best, Best regards, Sincerely, etc.)，向收信者表達我們的祝福，但非母語使用者並沒有這樣的撰寫習慣，因此，不一定清楚應如何撰寫。英文 email 的結尾應包含「結尾語」、「署名」，及「簽名檔」。署名不可省略，且應與簽名檔分開。
■ 結尾問候語｜表達祝福，並依信件內容與收信者而調整
■ 署名｜正式信件時，應寫上名字與姓氏；非正式信件時，則可省略姓氏
■ 簽名檔｜應包含姓名、公司職稱，與聯絡方式，並且在所有 email 中，保持一致
(X)
Let me know if you have any questions._
Best regards,
________________________________________________________
Lily Lee | Sales Manager | ABC Company
(O) +886 2 2500 0725 | (M) +886 963 071 025
(O)
Let me know if you have any questions.
Best,
Lily
________________________________________________________
Lily Lee | Sales Manager | ABC Company
(O) +886 2 2500 0725 | (M) +886 963 071 025
➡️ sign-off 需依照信件內容與收信者有所調整，而 email signature 通常會自動嵌入信件結尾
➡️ 因此，我們需將 sign-off 分開來撰寫，且不可省略！
結尾語有許多種寫法，台灣人普遍習慣使用 Best regards、Sincerely。然而，此兩種寫法多用於「正式或首次與對方聯絡」的信件。我們應依照信件內容，以及我們與收信者的關係，來選擇合適的結尾語。
由「正式語氣」至「非正式語氣」的結尾語：
■ Sincerely / Best regards
■ Best / Regards
■ Best wishes
■ All the best
■ Many thanks（適用於「表達感謝」時）
■ Have a great weekend（適用於「接近週末」時）
■ Cheers（適用於「與同事通信」時）
3. 標點符號
英文中的標點符號，有其語法意義。我們除了應注意在使用上帶來的不同感受之外，也應注意「全形、半形」與「字體」上的轉換，避免造成不專業或不禮貌的情形發生。
【驚嘆號】
因現今社群媒體的盛行，我們習慣使用多個驚嘆號，來強調興奮或緊急的語氣。然而，在英文信件中，多個驚嘆號帶有「指使、怒吼」的語意，是相當不禮貌的使用方式。
(X) Please reply to me before Thursday!!!!!
(O) Please reply to me before Thursday.
【撇號（’）】
英文中，撇號的錯誤使用，是最常見的。因中英字體轉換的緣故，當我們選用中文字體打上撇號時，後方容易出現空格。英文母語人士看到空格時，容易誤解撰寫者「不夠專業、不熟悉英文」，因此，使用撇號時，要多注意並確認其字體已選用為英文字體 (calibri, arial, times, etc.)。
(X) Here’ s the proposal for next week’ s meeting. (字體：noto sans 思源黑體）
(O) Here’s the proposal for next week’s meeting. (字體：calibri)
【冒號、逗號、問號、驚嘆號、括弧......等】
使用英文標點符號時，應確認自己是否使用「半形」的標點符號，以避免出現不正確的格式。
(X) STP：segmentation, target, and position
(O) STP: segmentation, target, and position
(X) Therefore, can you finish it before 7/25（Friday）？ I need to report on that day.
(O) Therefore, can you finish it before 7/25 (Friday)? I need to report on that day.
Boost your Business English
以上便是拿多英文顧問群整理出的「3 個商務英文 email 常見錯誤」，本篇文章提醒了我們，非母語使用者較容易忽略的細節，同時也提醒我們，撰寫完 email 後，要多次確認「英文用語」、「結尾語及簽名檔」，以及「標點符號」是否正確。如此一來，才能顯現出我們的細心與專業。
➡️ 延伸閱讀 ｜【商用英文寫作】英文 Email 該怎麼寫？專業範例大公開
➡️ 延伸閱讀 ｜【商用英文寫作】寫出專業英文 Email，從開頭到結尾的 5 個基本注意事項
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