當我們收到電子郵件時，通知對方我們「收到了」來信，是必要的商業溝通，也是應有的社交禮儀。相關的回覆內容該如何撰寫，則取決於此信件的前文內容，及我們與來信者的關係。

繼續閱讀本篇文章，我們將介紹商務電子郵件中，「正式」與「非正式」的回覆方式。學習以下的英文例句與撰寫技巧，我們便能清楚專業、簡潔有力地，以正式及非正式的回覆方式，通知對方我們收到了來信。

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【正式】的電子郵件回覆

在信件的開頭，我們應先以適當的語氣向來信者打招呼，再詳細地向對方確認「信件中的重要資訊與相關附件」。另外，若對方在信件中，向我們提出「提交檔案或回覆問題」的需求，我們也應告知對方「預計回覆的時間」。

_{I have received your email and will respond shortly.
我們已收到您的來信，並會盡快回覆您。}

_{Thank you for your email requesting operating instructions. We will send you a copy shortly.
感謝您來信詢問，有關「營運指示」的需求，我們會盡快向您寄出。}

_{Thank you for your attached service introduction. We will review and get back to you before the end of this week.
感謝您附上的相關服務說明，我們會就此討論，並在這周結束前回覆您。}

_{I apologize for the delay in responding. I have been out of the office. I have reviewed your email and will be in touch shortly. 
很抱歉，因先前不在工作岡位上，因而延遲了回覆。我已詳閱您的信件，並將在近期與您聯繫。}

_{I have forwarded your email to (appropriate person or department). They will be in touch with you shortly.
我已將您的信件轉至 ﹝特定的人或部門﹞，近期將有專人與您聯繫。}

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正式回覆信件的範例：

<sub>Hi Mr. Suzuki,‍

‍Thank you for your email of August 28 regarding your company’s latest requirements and request for quotation.
感謝您昨日 (2023/8/28) 的來信，我們已收到貴司最新的報價需求。

Thank you also for the attachments with the official order form and required specifications. We will reply with a full quotation and delivery schedule by COB tomorrow.
另外，也感謝您提供了正式訂單及需求規格的附件資料。我們會在下個工作日結束前，提供您完整的報價單與交貨時程。‍

‍Sincerely,
Mr. William Chen, Export Manager</sub>

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Important tips.

與中文信件不同，在英文正式信件中，我們需避免使用「驚嘆號」，因為它通常表示驚訝、緊急，甚至生氣的語氣。我們應在正式的回覆信件中，以專業且穩重的語氣，與對方溝通。

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【非正式】的電子郵件回覆

當我們撰寫非正式的回覆信件時，便能以輕鬆活潑，且簡單快速的內容，告知對方我們「收到了」來信。我們也能依據來信者與我們的關係，選擇相對應的稱謂與結尾語。然而，即使是非正式的回覆信件，我們仍需在開頭向發信者打招呼，並在發送信件前，確保拼音、內容皆適當且正確。

_{‍Hello, Albert. Thanks for reaching out.
Hello Albert，謝謝你的聯絡。}

_{Hey Johnnie. Thanks for your email. Noted!
Hey Johnnie，謝謝你的來信，我知道了！}

_{Hello, Susan. I got your message.
Hello Susan，已收到你的訊息。}

_{Hi Allan. I'll take a look at this and get back to you soon.
Hi Allan，我會閱讀你的 email，並盡快回覆你。}

_{Hello Richard. I'm on it!
Hello Richard，我正在處理！}

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非正式回覆信件的範例：

<sub>Hi Susan,‍

‍Just wanted to let you know that I got your email. The plan sounds great! I'll have a response for you ASAP.
我收到了妳的信。這份計劃聽起來很不錯！我會盡快回覆妳。

‍‍Cheers,
William</sub>

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【正式與非正式信件】的常用 sign-off (結尾語) ：

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Boost your Business English

雖然用英文通知發信者「收到了來信」，看似是件簡單快速的事，但我們有時卻不知該如何下筆，也不知自己的回覆內容是否恰當。其實，我們只要依信件的正式程度，來選擇相對應的英文用語，並檢查內容與文法的正確性，我們也能快速又不費力地，順利地寄出一封英文回覆信件！

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