我們在職場上，常會製作大大小小的英文簡報，小至組內的效益評估簡報；大至公司的募資提案簡報。不同的簡報類型與對象，將會影響簡報的內容撰寫與架構編排。然而，不管我們需製作何種簡報，我們皆需注意以下的「英文簡報製作的基本技巧與要點」。
1. Presentation Planning【簡報製作前的規劃】
「直接打開 PowerPoint 製作簡報」是多數人在開始製作簡報時，時常犯下的第一步錯誤。若我們在毫無想法之下，就開始製作投影片，簡報將容易缺乏邏輯性與流暢度。相反地、我們應在開始製作簡報前，先思考這份簡報的對象、時間、場地，與目標為何，並根據思考結果，決定我們的簡報風格、內容，與架構。
2. Keep it Clean and Simple 【保持簡報的簡潔】
在拿多的《進階商業簡報技巧》培訓課程中，學員在簡報上最常出現的問題，便是「缺乏留白」。學員們容易毫無克制地，將所有欲傳達的內容都放上投影片。然而，舒適的視覺構圖，其實是在內容與空白間，取得平衡。
過於雜亂的投影片內容，不只失去美感，同時也容易使聽眾，因失去專注度，而忽略了重要資訊。當簡報內容過多時，我們應大膽刪除非必要的內容，並以簡潔有力的方式，強調重要的資訊。
Before & After：
Tips.
不同的公司對於簡報的內容與設計，可能有著不同的見解。有些主管認為簡報是報告時的一種「輔助工具」；有些主管則將簡報視為，需傳達完整資訊的「必要文件」。當我們需提供大量的資訊或數據，卻又希望保持版面的簡潔時，我們應以「附錄」的方式，將這些內容放至簡報的最後，以製作出架構清楚的簡報。
3. Layout and Design 【投影片架構與設計】
撰寫完文字內容後，如何有效且美觀地表達，便是一大重點。在簡報中，「圖示說明」通常比起文字，更能吸引觀眾的注意，並為簡報帶來強而有力的效果。因此，我們應盡量減少文字的內容，並改以圖片或圖案說明。
以下 2 張投影片，你認為哪一張更生動且有效地，傳達了重點呢？
儘管兩張投影片的文字相同，但他們也因為設計與編排的關係，而產生了不同的效果。帶有圖示說明的投影片（圖二），不僅使其更加生動，同時也透過中心向外擴張的設計，傳達出 IT 的核心組織，延伸至各專業部門的概念。
4. Bullet Points【列點說明】
簡報中，我們應避免使用多數人喜愛的 bullet points（列點說明），因為列點說明容易使簡報變得冗長無趣。我們應將列點控制在 3 至 5 項，並僅放入簡潔有力的內容。
撰寫英文列點時，我們應在各項說明中，使用相同語法的短語結構，並注意動詞短語的文法與時態變化。
■ 報告過去的成就或結果：使用「-ed」的過去式動詞
■ 報告正在進行的活動：使用「-ing」的進行式動詞
■ 報告未來的計畫：使用基本時態的原形動詞，或是帶有「to」的不定詞。
5. Highlighting【重點強調】
簡報中，強調重點的方式有許多。bold (粗體)、italic (斜體)、underline (底線)，和 color (字體顏色)，皆為強調重點的方式。在使用這些強調方法時，我們應擇一使用即可。
6. Don’t Get Hung up on Animations【有節制地使用動畫】
有些人喜愛為簡報增加動畫，以增添幾分效果。然而，過多的動畫不只容易模糊簡報重點，還容易導致一些技術問題。若我們希望使簡報變得更有趣，或是希望強調某項重點，我們應考慮複製相同的投影片，並在後續的投影片上，增加圖示或文字來強調該重點。
利用逐條增加方式，為簡報增添效果，再增加圖示，來強調欲說明的重點：
Tips.
其他相關技巧與要點：
■ 事先思考簡報的風格，並維持一致。如：僅使用欲先選擇的 2 至 3 種顏色
■ 確保「大標題、小標題、內文」的架構清楚
■ 不管內文為何，使用大於 30pt 的英文字體大小
Boost your Business English
「簡報製作」一直是所有商務人士的課題，因為不管是內容撰寫，還是排版設計，皆有太多的技巧與細節需要注意。因此，我們應將上述的基本重點記在腦海中，並在製作簡報時，詢問自己：
■ 這份簡報能否更有力地，幫助我們傳達報告重點？
■ 這份簡報能否有邏輯性地，幫助我們敘事？
■ 我們是否放入了過多資訊，導致報告重點失焦？
如此一來，我們便能確保自己製作出不失專業，且有效傳達重點的英文簡報。
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