【商用英文會議】如何用英文安排會議、約會議時間、寄送會議通知？

Posted on

January 23, 2024

職場生活中，每個人或多或少都有參與會議，或是安排會議的經驗。安排會議時，需注意是否準確地傳達會議目的、調查會議時間、並向每位會議參與者寄送會議通知等等。安排英文會議亦是如此。

那我們該如何用英文安排一場會議呢？只要牢記以下的步驟、例句與技巧，便能高效率地以英文安排會議了！

在安排一場會議前 —— 先評估會議的必要性！

其實，並非所有事情都需要透過會議解決。因此，建議先確認此議題，是否有其他更省時的討論方式，例如一封 email、一封訊息，或是面對面溝通。有時候，透過直接且簡短的對話來討論事情，遠比安排一場會議來得更有效率。

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第一步：傳達會議主題與目的

在向他人提出會議邀請時，我們需要讓對方清楚地了解本次會議是為何事而開。

■ (to) discuss something

■ (to) go over something

■ (to) talk about something
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_{I would like to schedule a meeting with you}_{to discuss}_{…
我想要安排一場會議，和您討論...}

_{I was wondering if you had time to take a quick call}_{so we can go over three points}_:_{1)…
我想知道您是否有時間與我通話，我們有三個議題需要討論。第一、...}

_{I’m planning to schedule a meeting with every one}_{to talk about}_…_{我希望能夠與各位安排一場會議，來討論...}

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第二步：詢問並安排會議時間

接下來，你需要詢問對方方便的時間，或是提出你希望的會議時間供對方參考。

■ (to) check your availability for...

■ Are you available to...

■ Do you have any time to...
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_{I’m writing to}_{check your availability}_{for a 30-minute meeting today or tomorrow morning.
想請問今日或明早，我們是否有 30 分鐘的空檔能夠安排一個會議。}

_{Would you}_{be available to meet}_{sometime this week?
您這周是否有時間能與我開個會呢？}

_{Do you}_{have any time}_{later today or tomorrow}_{to set up a quick call?
今明兩日，您是否有時間與我通個電話呢？}

_{If you would like to discuss this in more detail,}_{I’m available for}_{a quick virtual meeting from 18:00-22:00 Taipei time (12:00-16:00 Berlin time). Let me know.
若您想與我討論更多細節，我在台灣時間晚上六點到十點，皆可安排線上會議。請再讓我知道您的時間。}

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【注意介系詞的正確使用】

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第三步：確認會議日期與時間

與對方約定好會議時間後，請再次確認會議時間。

■ I'll see you on (date) at (time)

■ Let's meet on (date) at (time)

■ Look forward to seeing you on (date) at (time)
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_{Perfect. I’ll send you a meeting invite}_{for Thursday at 9 a.m}_{.
太好了，我會再寄送星期四早上九點的會議邀請給您。}

_{OK, great, so I’ll see you}_{on September 15 at 3:00 p.m.}_{your time.
太棒了，那我們 9/15 下午三點見。}

_{Ok, it’s confirmed then. I’ll send you a meeting invite shortly. Look forward to talking with you}_{on Thursday at 9 a.m}_{.
好的，那就這樣確定了。我會盡快寄送會議邀請給您，期待週四早上九點與您見面。}

【注意介系詞的正確使用 - Part 2】

"schedule a meeting on Monday for Friday" 意旨我們在星期一時安排了一場星期五的會議。

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第四步：寄送會議通知

最後，我們需要寄送會議通知給會議參與者。經過上述步驟後，儘管對方對這場會議有一定程度的了解，我們仍需要在通知信件中，提供相關的議程或議題。此信件除了能供對方隨時查看會議的時間，信件中附上的會議連結、會議議題，或相關檔案，也可以幫助對方事先查閱、了解與準備。記得，越正式的會議，我們提供的內容也需要越詳細、越完整。

■ This is an invite to...

■ Here's the invitation email for...
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_{Hello everyone,}_{this is an invite to}_{the project A review meeting. The agenda is included below for your reference. Looking forward to seeing you all there!
各位好，此信件為 A 項目評估會議的會議通知}_{。在此也提供了會議議程供您參考，期待在會議上見到各位！}

_{Here's the invitation email for}_{our upcoming meeting. I’ve included a few discussion points below. Let me know if you have any questions.
隨信謹附本次會議的討論議題。若是有任何問題，請再與我聯繫。}

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