我們曾經分享過 該如何用英文安排一場會議，那我們該如何用英文撰寫會議紀錄呢？其中又有什麼注意事項呢？

「會議紀錄」的英文

會議紀錄：meeting minutes / minutes
撰寫會議紀錄：(to) take/keep (meeting) minutes

Tip: minutes 為不可數名詞

_{Alex, can you take meeting minutes for us?
Alex，你可以負責撰寫這次的會議紀錄嗎？}

_{Please remember to keep minutes on our system.
請記得在我們的系統上編輯會議紀錄。}

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會議紀錄需包含哪些重點？

我們通常可以利用會議的議程作為會議紀錄的架構，並且利用此架構，思考這場會議將涵蓋哪些主題、產生哪些計畫。撰寫會議紀錄時，記得簡潔扼要。我們不需要將討論內容一五一十地記錄下來，我們只需要記下與會議議程相關的事項即可。

一份完整的會議紀錄，需包含：
■ Topics in the agenda 會議議程中的討論項目
■ Main points and decisions 各討論項目的重點與決定
■ Action items 已完成或需開始的計畫 (可列出時間表)
■ Action owners 各項計畫的相關負責人

Tip: 記下每一位提出重要聲明或是計畫的發言人，以利日後核對相關需求。

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該如何記錄會議內容？

在撰寫每一條會議紀錄時，我們可以善用 action verbs (行為動詞)，讓其他人在查閱紀錄時，能夠清楚且快速地了解每一項計畫或結論。Action verbs 有哪些呢？以下為不同的討論方向中，分別適用的 action verbs：

◎ 與【結果】相關的 action verbs

_{updated on the latest status of project A
已更新 A項目的最新進度}

_{reported to the engineering team on several issues related to the new system launch
已 向工程部 報告 新系統啟動的相關問題}

_{presented the quarterly incident report
已提交 季度事件報告}

_{confirmed that all improvement actions had been fully implemented
已確認 所列的改善措施皆已全面實施}

_{advised the marketing team that the project deadline would be extended
已告知 行銷團隊，將延後其項目的完成期限}

_{The committee tabled the decision until the next meeting
委員會 已 將議題 延期 至下一次的會議決定}

其他與「結果」相關的 action verbs：
informed 已通知 / stated 已聲明 / commented 已評論 / expressed 已表達 / reiterated 已重申 / stressed 已強調 / pointed out 已指出

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◎  與【詢問＆回應】相關的 action verbs

_{asked if/whether additional budget was required
已詢問 是否有增加預算的必要性}

_{inquired when project A would be completed
已詢問 A項目何時會完成}

_{replied that project A was expected to be completed on schedule in Q4
已回覆 A項目將如期於第四季完成}

_{explained that the product approval committee had already reviewed and approved the proposal
已解釋 產品審核委員會已審核並通過了提案}

其他與「詢問」相關的 action verbs：queried
‍其他與「回應」相關的 action verbs：answered / responded

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◎  與【提議】相關的 action verbs

_{Proposed that the committee streamline the review process
已提議 委員會簡化審查流程}

_{Suggested that the product team revisit the project scope to ensure timely delivery
已建議 產品部門重新審視項目的規模，以確保項目能夠如期完成}

_{Recommended that Plan A be approved through budget cuts
已建議 透過預算縮減，使得 A 計畫獲得批准}

_{requested the committee approve the proposal
已請求 委員會通過該提議}

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◎  與【同意】相關的 action verbs

_{The committee approved the revised minutes from the previous meeting.
委員會 已批准 前一次會議的修訂會議記錄}

_{The committee acknowledged the risks.
委員會 已認同有風險存在的事實}

_{reached consensus on the audit timeframe
已達成 對審計時間排程的共識}

Tip 1: action verbs 不只適用於會議紀錄，在英文履歷中，也是相當加分的字詞。
Tip 2: 在會議紀錄和履歷中，我們會用過去式的 action verbs，說明已發生的事情。
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最後，記得分辨此會議為正式會議或是非正式會議，這關乎到我們在寫會議紀錄時的架構與風格。在非正式會議紀錄中，只要以列點的方式，記下該會議的重要議題、決定、行動及相關負責人即可。但正式會議紀錄，則需使用較為正式的字詞，並依照公司的標準程序，於所規範的格式中，撰寫會議紀錄。